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【注目】エクセル(Excel)業務効率化すべき事例を予算管理業務にフォーカスして紹介!

更新日:2022年12月8日



  • エクセル(Excel)業務の中で効率化できる仕事って無いの?

  • どんな業務が効率化できるの

  • 効率化の方法には、それぞれメリットやデメリットはあるの?

当記事では、上記のような疑問にお答えします。


エクセルには業務を効率化する様々な機能が、備わっています。

しかし多機能であるが故に、むしろ非効率になっている業務も多いのではないでしょうか。


そこで当記事では、

  • エクセル業務の中で効率化すべき業務

  • 効率化の方法とメリットやデメリット

  • エクセル業務をシステム化する問題点

の3つを予算管理の視点を元に解説いたします。

10分ほどで読めるので、ぜひ一度読んでみてください。


目次
エクセル(Excel)予算管理業務で効率化すべき3つの事例
エクセル(Excel)予算管理業務を効率化する方法とメリット
エクセル(Excel)予算管理業務を効率化するデメリット
エクセル(Excel)予算管理業務をシステム化するとどうなる?
まとめ:Excel業務の効率化には、SMART DATA COLLECTORを使おう 


エクセル(Excel)予算管理業務で効率化すべき3つの事例

 


エクセル(Excel)業務で効率化すべき業務は以下の3つです。


  • 誰でも同じ結果の出る作業

  • 毎日、毎週と繰り返す作業

  • 単純だがボリュームが多いため時間のかかる作業


たとえば、各支店ごとのブックの集約作業が該当します。


データの抜け漏れや誤字脱字の修正は思ったより時間がかかる上、人的ミスも発生しがちです。


上記のような業務を効率化すれば、残業が減り本来の業務に集中できる時間が捻出できます。



エクセル(Excel)予算管理業務を効率化する方法とメリット

 


エクセル(Excel)予算管理業務を効率化する方法とメリットについて

  • ショートカットキーや関数を使って入力の負担を減らせる

  • レイアウトを変更して、どのメンバーでも扱えるようにする

  • マクロやRPAツールを使えば、単純作業を自動化できる

の3つの視点から解説いたします。



ショートカットキーや関数を使って入力の負担を減らせる


ショートカットキーや関数を使えば、入力の負担を減らせます。

ctrlキーとshiftキーの組み合わせでコピーや貼り付けできる他、Altキーも使えばほとんどの作業がキーボードだけで可能です。

予算管理でいえば、様々なブックを参照する複雑な計算も関数1つですぐ計算できます。


たとえば、SUMIF関数を使うと大阪支店の交際費だけといった特定条件下の数値を計算できます。

また、予算管理では合計値だけを出すとは限りません。

平均や最大値を1つの関数で求めたい場合は、SUBTOTAL関数も使うと仕事がしやすくなります。

関数やショートカットキーを使って入力を効率化すれば、大抵の業務はかなり早く終わるでしょう。



レイアウトを変更して、どのメンバーでも扱えるようにする


自由にレイアウトを変更するのも、効率化につながります。

予算管理専門のシステムは数多くありますが、誰しもが使えるわけではありません。

対してエクセルは、ビジネスパーソンであれば誰でも使えます。


個々のメンバーに合わせて使いやすいレイアウトに変えれば誰でも使えるので、自分は他の業務に集中できます。



マクロやRPAツールを使えば、単純作業を自動化できる


マクロやRPAツールを使えば、複数の単純作業を自動化できます。

マクロはVBAというプログラミング言語を用いて、エクセル業務を自動化できる機能です。


他のプログラミング言語に比べて、ネット上に情報も多く学習コストもかかりません。

もし他のアプリケーションも絡めたければ、Power Automate DesktopのようなRPAツールを使うのも1つの手です。


特に予算管理業務では、エクセル以外のシステムも絡む可能性もあるので学習する価値は大いにあるでしょう。



業務の一部でも自動化できれば、人的ミスも減り本来の業務に集中できる時間が増えます。



エクセル(Excel)予算管理業務を効率化するデメリット

 



では、逆に予算管理業務を効率化することで生じるデメリットについて、


  • 複数のブックを集約するため手間がかかる

  • リンクや関数が多くなり複雑になって属人化する

  • ファイルが重くなり、エクセルが壊れる


の3つの視点から解説いたします。



複数のブックを集約するため手間がかかる


予算管理では、支店や拠点ごとにそれぞれブックがあります。

ブックの集約作業は思ったよりも手間がかかります。


データの抜け漏れがあるたびに修正依頼を出す必要があるし、フォーマットと違う入力があれば、フォーマットにあわせてデータを加工しなければいけません。


結果、残業も多くなりメンバーに負担が生じるため、最悪の場合は退職する可能性もあります。



リンクや関数が多くなり複雑になって属人化する


リンクや関数が増えれば増えるほど、ブックの内容は複雑化します。

作った当人しか内容を把握していないため、作成者がいないと仕事が回らなくなります。


もし異動や退職などでいなくなったら、ブックの内容から把握するのを余儀なくされるでしょう。



ファイルが重くなる、エクセルが壊れる


ブック内の関数やデータが多くなると、ファイルが重くなります。

最悪、エクセル自体が壊れ業務が止まる可能性もあります。

結果、ブックを作り直すため多くの時間をかけなければいけません。

そこで現状を打破すべく、予算管理業務を脱エクセル化する会社もあります。



エクセル(Excel)予算管理業務をシステム化するとどうなる?

 


エクセルで行っていた予算管理業務をシステム化するとどうなるのかを

  • システム構築コストが高額

  • エクセルほどの柔軟性がない

  • 要件定義に時間がかかる

の3つの視点から解説いたします。



システム構築コストが高額


予算管理のシステム構築は、コストが膨大になる恐れがあります。

システムで満たすべき要件が多ければ多いほど、コストは高額です。


たとえばクラウドサービスか自社でサーバーを構えてシステム構築をするオンプレミスかで値段は変わります。

料金は各社問い合わせてみないとわからないですが、要件次第ではエクセルで運用するよりもコストが上回るでしょう。



エクセルほどの柔軟性がない


予算管理システムはエクセルほどの柔軟性はありません。

あらかじめレイアウトが決まっている上、事前の要件定義で決められている機能しか搭載されていないのが理由です。

要件定義がうまくいけば、エクセル以上に効率化でき属人化の解消にもつながるでしょう。


しかし、実際に運用してみると「この項目が見づらい」や「業務フローと合っていない」など多くの課題が発生します。

エクセルであればフォントサイズやレイアウトぐらいはすぐ変えられますが、システムとなるとそうもいきません。



要件定義に時間がかかる


予算管理システムを導入するには、要件定義に時間を割く必要があります。

ファイルに入力していた関数や計算式を伝えたり、業務フローを明確にしたりする必要があるからです。


また、実際に運用してみて外部システムとの連携など実装する必要があれば、再度依頼しなければいけません。

当然、追加コストが上乗せされるのでコストに見合わない場合、システムを撤去する可能性もあります。



まとめ:Excel業務の効率化には、SMART DATA COLLECTORを使おう

 


以上、エクセル(Excel)業務の効率化について解説いたしました。


予算管理に限らず、エクセル業務には誰でもできる業務や繰り返しの業務があります。

業務内容にあわせて関数やVBAなどの自動化ツールを使えば、効率よく業務を行えるでしょう。


しかし、予算管理など複数のブックを使う業務では、専門のシステムを導入したほうが効率的な場合もあります。

ただ、システムを導入する際は、要件定義に時間がかかったりコストが膨大になったりしがちです。

最悪、システム導入の中止や撤去を余儀なくされます。


そこで解決策として、弊社が開発したSMART DATA COLLECTORを導入してみてはどうでしょうか?


SMART DATA COLLECTORを使えばクラウド上のデータベースや自社システムのデータベースを接続できるので、今のエクセルをそのまま活用できます。

レイアウトの変更や修正も簡単にできるので、業務が属人化することもありません。


弊社が開発したSMART DATA COLLECTORを、予算管理業務に導入すれば

  • 各支店ごとのブック集計が自動化できるので、コスト削減につながる

  • ブック間のリンクや関数が不要になるので、ファイルが軽くなりブック破損のリスクが軽減できる

  • エクセル単体では難しい共有や権限設定も容易にできるので、閲覧できるデータ範囲を社員ごとに限定できる

など、多くのメリットがあります。


もちろん、会社の規模や現状にあわせて様々な導入プランをご用意しておりますので、ご安心ください。


今なら、初月無料でお使いいただけます。


SMART DATA COLLECTORの詳細や他社の導入事例を知りたい方は、ぜひお問い合わせください。

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