大手化学品メーカー 様の導入事例
大手化学品メーカー 様 / 工事指示票配布・日報収集業務
30～40の作業指示票作成・配布＆日報の収集をワンクリックで効率化！
導入前の課題
30～40の業者様向け作業指示票を手作業で作成＆収集
化学プラントの工事管理業務を行っており、工事には何十もの業者様が関わっています。
それらの業者様に対して毎日30～40の作業指示票を紙で作成・配布しており、
さらに日報として業者様が作業実績を記載した後、紙を回収し、一覧表（紙台帳）へのまとめを行っていました。
一方で印刷・手作業転記の手間があり、本業務のペーパーレス化を検討していました。
Webサービスなどシステム導入を検討したものの、工事業者様の中には不慣れなツールを使いたくないという声もあり、検討が難航しておりました。
そこで、工事業者様も使い慣れているExcelであれば導入ハードルも低く、ペーパーレス化を進められると考えました。
しかし、何十もの作業指示票の作成やファイルの送付は変わらず発生するため、
転記の手間や転記ミスのリスクなどは変わらず、
ペーパーレス化はできるものの大幅に効率化をすることができずに課題となっていました。
そんなときにExcelを活用してデータ収集業務を効率化できるスマコレの存在を知りました。
スマコレ導入の決め手
使い慣れているExcelで業務を効率化できる！
誰もが使い慣れているExcelを活用しつつ、データ収集・配布・管理ができることが決め手でした。
不慣れなツールを使いたくないという現場の声から、Excelを使う方針に固まりつつありました。
しかし、Excelを使用することによる転記の手間や転記ミスのリスクなどの課題を解決できずにいました。
スマコレであれば入力者は使い慣れたExcelを使いながら、データの提出や収集はワンクリックで行え、さらに収集したデータはデータベース上で安全に管理することが可能です。
これにより、抱えていた課題を解決することができると考えました。
また、Excelのフォーマット変更にも対応できるため、今後の運用を考えた際にも魅力的でした。
スマコレ導入後得られた効果
同じデータの再入力は不要！ボタン一つで転記を自動化！
スマコレの導入により作業時間が70%程度削減することができました。
元々紙で作業していたという要素もありますが、同じデータの手作業での転記作業がなくなったことが非常に大きいです。
指示票・一覧表それぞれのファイルでアップロードボタンとダウンロードボタンをクリックするだけで、同じデータのフォーマットを変えて簡単に取り出すことができるようになりました。
30～40ファイルあった業者様向けの指示票ファイル作成や、指示票からの一覧表への転記作業が無くなったことは、作業時間の大幅な削減につながりました。